Quy tắc 80/20 hay còn được gọi là nguyên tắc Pareto được phát hiện ra vào đầu thế kỉ 20 bởi nhà kinh tế học Pareto. Kể từ khi được phát hiện quy tắc này đã được ứng dụng để nâng cao hiệu quả làm việc, tăng năng suất và quản lý quy trình làm việc ở rất nhiều doanh nghiệp.
Hiểu rõ về quy tắc 80/20 có thể giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu quả làm việc của nhân viên, tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu quy trình làm việc trong doanh nghiệp.
Cùng ChatOps tìm hiểu về quy tắc này và cách áp dụng trong bài viết ngày hôm nay!
Quy tắc 80/20
Quy tắc 80/20 hay nguyên tắc Pareto là một quy luật được đặt theo tên nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto mang ý nghĩa đại đa số mọi thứ không phân phối đều nhau. Điển hình là vào thời đó ông nhận ra phần lớn diện tích đất đai và thu nhập bị kiểm soát bởi một lượng nhỏ số người trong xã hội thời đó.
Cảm thấy thú vị với phát hiện này, ông tiếp tục đi sâu vào phân tích, nghiên cứu và đã phát hiện thêm nguyên tắc này không chỉ đúng với nhiều quốc gia trong các giai đoạn lịch sử khác nhau, mà còn đúng với chính trong khu vườn của ông. Pareto đã thấy được 20% cây đậu Hà Lan ông trồng đã cho ra đến 80% hạt đậu mà ông thu hoạch được.
Sau quá trình nghiên cứu thêm, nguyên tắc này bao hàm tất cả các nhận định:
- 20% công nhận tạo ra 80% kết quả.
- 20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu.
- 20% khiếm khuyết gây ra 80% sự cố.
- 20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu sử dụng.
Các con số phân phối không phải lúc nào cũng chính xác là 20% và 80%. Điểm mấu chốt mà nguyên tắc Pareto muốn đề cập đó là hầu hết mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đồng đều. Tỷ lệ này có thể thay đổi, dao động xung quanh các tỷ lệ như: 80/20, 90/10 hay 90/20… Nhưng chắc chắn mọi thứ sẽ không phải là 1:1.
Áp dụng quy tắc 80/20 vào quản lý quy trình làm việc
Trong cuốn sách “Nguyên tắc 80/20 trong marketing và kinh doanh”, tác giả Perry Mashall đã viết rằng: “80% lợi nhuận của các công ty đến từ 20% khách hàng lớn. Tuy nhiên, hầu hết nhân viên kinh doanh cũng như chủ doanh nghiệp hiện nay đều bỏ quên mất nguyên tắc này. Họ dành toàn bộ thời gian và công sức để cố gắng làm hài lòng mọi vị khách, mà quên đi tập trung vào những khách hàng mang đến lợi nhuận lớn nhất cho công ty”.
Tối ưu thời gian trong quy trình làm việc
Áp dụng nguyên tắc 80/20 để tận dụng tối đa thời gian mà một nhân viên có, hướng cho họ thử tìm cách giải quyết gọn ghẽ 20% nhiệm vụ quan trọng nhất sau đó mới xử lý tiếp 80% nhiệm vụ còn lại.
Ví dụ thay vì dùng một vài giờ để làm bản thuyết trình dự án cho khách hàng thì có thể dành 15-20 phút tìm hiểu rõ về thông tin khách hàng, dự án và nguồn lực trước khi bắt đầu làm bản thuyết trình.
Pareto chỉ ra rằng, nhiều viên của doanh nghiệp thường bận rộn suốt cả ngày với những công việc chất thành núi, loay hoay giải quyết nhưng lại được không nhiều thành quả. Điều này luôn xảy ra trong thực tế khi nhân viên thiếu kỹ năng sắp xếp và quản lý công việc. Họ thường tập trung dàn trải vào các hoạt động mang lại ít giá trị trong khi lại trì hoãn những công việc chính có thể dẫn tới sự thay đổi quan trọng hơn cho nhiệm vụ.
Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng
Cũng theo quy tắc này, 20% sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp cần được coi là cốt lõi và nên được đầu tư 80% công sức lao động hoặc thời gian. Thay vì tung ra một loạt các sản phẩm theo cùng một cách, hãy tập trung nhiều nỗ lực hơn cho một số sản phẩm chính nhất định, số còn lại có thể được bán dưới dạng đính kèm hoặc ưu đãi.
Thậm chí trong cùng một sản phẩm, 20% các tính năng được coi là quan trọng nhất cũng nắm giữ 80% giá trị của nó. Bộ phận sản xuất, marketing và cả đội ngũ kinh doanh đều có thể tập trung vào giới thiệu nhóm tính năng này tới khách hàng.
20% nhiệm vụ được thực hiện sẽ quyết định tới 80% kết quả của công việc lớn, để tối ưu kết quả thì nên thực hiện thêm bước đánh giá độ ưu tiên của nhiệm vụ. Ưu tiên thực hiện 20% nhiệm vụ có tác động lớn nhất, ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả.