Ở bài viết trước chúng tôi đã chia sẻ về những khó khăn mà doanh nghiệp Việt đang phải đối diện trong vấn đề quản lý nhân sự. Nếu như không được tối ưu và tìm ra phương án cải thiện hiệu quả về lâu dài sẽ để lại những hậu quả rất lớn.
Nhận thức được những nguyên nhân gây ra khó khăn trong quản lý dự án có thể giúp doanh nghiệp chủ động tránh và nhanh chóng định hướng dự quay trở lại đúng quỹ đạo vốn có.
Cùng tìm hiểu các nguyên nhân gây khó khăn trong quản lý dự án doanh nghiệp trong bài viết ngày hôm nay.
Không rõ ràng về mục tiêu và phạm vi
Không rõ ràng về mục tiêu và phạm vi dự án là một trong những vấn đề gây khó khăn lớn nhất trong quản lý dự án. Điều này có thể dẫn đến sự bất đồng, mập mờ, và cuối cùng là khả năng thất bại của cả dự án.
Mục tiêu và phạm vi của dự án được thống nhất và rõ ràng ngay từ đầu sẽ hạn chế những sự bất đồng và xung đột khi triển khai. Xác định rõ công việc cần thực hiện, tài nguyên cần sử dụng và kế hoạch thời gian và đảm bảo tất cả các thành viên trong dự án đều nắm rõ.
Quản lý nguồn lực không hiệu quả
Các doanh nghiệp thường triển khai đồng thời nhiều dự án, điều đó đòi hỏi doanh nghiệp cần phân bổ nguồn lực cho các dự án bao gồm: tài chính, nhân sự, công cụ,… Việc phân bổ này nếu như không hợp lý có thể dẫn đến sự thiếu hụt, hoặc lãng phí khi triển khai dự án.
Để cải thiện quản lý nguồn lực, quản lý dự án cần xác định rõ yêu cầu nguồn lực, lập kế hoạch chi tiết, ưu tiên công việc, thực hiện dự báo chính xác, duy trì tương tác và giao tiếp tốt, và thích nghi linh hoạt với tình hình thay đổi.
Thiếu giao tiếp
Giao tiếp là một yếu tố quan trọng trong quản lý dự án và thiếu giao tiếp có thể gây ra nhiều vấn đề và khó khăn như sai lệch thông tin, chậm tiến độ, ra quyết định chậm chễ,…
Để tránh những vấn đề trên, quản lý dự án cần xây dựng một phương thức giao tiếp mạnh mẽ. Điều này bao gồm việc thiết lập các kênh giao tiếp hiệu quả, tổ chức cuộc họp định kỳ, cung cấp thông tin rõ ràng và kịp thời cho tất cả các bên liên quan và thúc đẩy sự tương tác và trao đổi thông tin giữa các thành viên trong đội ngũ dự án.
Thiếu quy trình
Thiếu quy trình trong quản lý dự án có thể dẫn đến sự mất kiểm soát, không chắc chắn về các bước cần thực hiện và gây lãng phí nguồn lực và tạo tâm lý hoang mang cho những người trực tiếp triển khai dự án. Quy trình
Không tập trung vào năng lực đội ngũ
Khi không xác định rõ năng lực và kỹ năng của từng thành viên trong đội ngũ, việc phân công công việc có thể không hợp lý. Điều này dẫn đến việc không thể sử dụng tối đa khả năng của mỗi người và gây ra sự mất cân đối trong quá trình thực hiện dự án.
Đội ngũ thường có sự đa dạng về kỹ năng, kinh nghiệm và quan điểm. Nếu không tận dụng sự đa dạng này, dự án có thể bỏ lỡ những cơ hội sáng tạo và giải pháp tốt hơn.
Bên cạnh đó là liên tục nâng cao năng lực đội ngũ bằng các buổi chia sẻ, các khoá học và đào tạo nội bộ,… điều này sẽ giúp hiệu quả của dự án được cải thiện đáng kể.
Không ứng dụng công nghệ
Việc không ứng dụng công nghệ trong quản lý dự án có thể gây ra nhiều hạn chế và giới hạn trong việc theo dõi, quản lý và tối ưu hóa quá trình thực hiện dự án. Dưới đây là một số vấn đề mà thiếu ứng dụng công nghệ trong quản lý dự án có thể gây ra:
Khả năng theo dõi tiến độ hạn chế: Thiếu công nghệ có thể làm cho việc theo dõi tiến độ dự án trở nên khó khăn và tốn thời gian. Việc sử dụng bảng tính và phương tiện truyền thống có thể dẫn đến việc không cập nhật kịp thời và không chính xác về tiến độ.
Khó khăn trong quản lý tài liệu: Thiếu công nghệ có thể làm cho việc quản lý và chia sẻ tài liệu dự án trở nên phức tạp. Việc tìm kiếm thông tin và duyệt tài liệu có thể tốn nhiều thời gian và gây ra sự không hiệu quả.
Không tối ưu hóa tài nguyên: Công nghệ có thể giúp tối ưu hóa việc phân chia và sử dụng tài nguyên. Thiếu công cụ và phần mềm quản lý tài nguyên có thể dẫn đến việc không cân đối tài nguyên và lãng phí.
Không đảm bảo giao tiếp hiệu quả: Công nghệ có thể hỗ trợ giao tiếp trong dự án thông qua các phương tiện trực tuyến, cộng tác trực tiếp và công cụ quản lý giao tiếp. Thiếu công nghệ có thể dẫn đến việc thông tin không được truyền đạt một cách nhanh chóng và hiệu quả.