Thời đại công nghệ số với những công cụ mới đã giúp con người tiết kiệm hơn thời gian, công sức nhưng vẫn đảm bảo tối ưu hóa công việc. Nói đến cách làm việc, cộng tác linh hoạt và năng suất thì những cái tên như Slack, Trello và Discord đã trở nên rất quen thuộc.
Đọc bài viết dưới đây để hiểu và có thể tận dụng được sức mạnh của các nền tảng số mạnh mẽ này cho công việc hàng ngày của bạn.
Tìm hiểu thêm về xu hướng cộng tác linh hoạt trên toàn cầu và lợi ích của nó.
SLACK
Slack là một ứng dụng chat trong thời gian thực nổi bật hơn các phần mềm chat khác (Skype, Lint,..) hiện nay ở khả năng tích hợp chức năng chat nhóm và chức năng theo dõi tiến độ công việc (từ Google Drive, Dropbox,Trello…) trong một chỗ duy nhất, mọi người trong nhóm hay trong công ty có thể vừa trao đổi vừa làm việc mà không cần phải mở cùng lúc quá nhiều cửa sổ hay trình duyệt.
Các ưu điểm nổi trội của Slack:
– Đa nền tảng (máy tính, Android, iOS)
– Khả năng liên kết với các ứng dụng lưu trữ của những hãng khác, ví dụ như Dropbox, Google Drive, GitHub… để cùng nhau theo dõi tiến độ công việc ngay trong cửa sổ chat của Slack.
– Có thể thay thế cho email. Slack là ứng dụng là cách để “giảm bớt” các email nội bộ của bạn, và hãy quên việc giao tiếp, trao đổi bằng email hoặc các phần mềm chat thông thường đi. Bạn hoàn toàn có thể nắm được thông tin một cách liền mạch trên duy nhất một giao diện của Slack.
Đặc điểm của Slack
Chat Message
Ngoài các channels nơi mọi người đều có thể vào bàn luận, bạn cũng có thể tạo ra các nhóm riêng Private Group hay gửi thẳng tin nhắn đến một cá nhân trong nhóm với Direct Message khi cần.
#Hashtag
Slack quản lý những phần khác nhau của dự án bằng hashtag, thông qua các hashtag tượng trưng cho các channels, mọi thành viên đều có thể nắm được tiến độ làm việc của cả nhóm mà không cần phải tạo ra nhiều group chat khác nhau.
Ví dụ như phần mềm bạn đang xây dựng được chia thành các phase tương ứng với các channel, các thành viên chỉ cần theo dõi channel để biết tiến trình.
File Attachment
Điểm vượt trội là Slack tạo ra một bảng để quản lý file riêng, tập trung tất cả các file trong cùng một mục để thông tin được chia sẻ không bị trôi đi trong group chat.
Bạn có thể lọc file theo định dạng file, tìm kiếm free-word hoặc theo quyền hạn Just you/Everyone.
Notifications
Phiền toái lớn nhất trong công việc đó là bạn nằm ở hàng chục group, đội nhóm khác nhau. Slack giải quyết chuyện này bằng cách cho phép bạn tuỳ chỉnh chức năng báo notifications để nhận được tất cả tin nhắn từ Slack, hoặc chỉ khi tên bạn được nhắc đến, điều này giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ và tránh các tin nhắn spam trong khi đang làm việc.
App Integration
Slack khác biệt với nhiều phần mềm khác hiện nay ở khả năng tích hợp chức năng chat nhóm và liên kết với các ứng dụng lưu trữ khác nhau trong cùng một cửa sổ, ví dụ: Google Drive, Dropbox, Github và đặc biệt với Trello.
Bạn cài đặt các ứng dụng tích hợp với Slack bằng cách chọn App & Integration
TRELLO
Trello là một phần mềm quản lý công hiệu quả, thích hợp với cá nhân hoặc nhóm được dựa trên phương pháp Kanban của Nhật.
Theo Kanban, công việc nên được chia thành 3 trạng thái: Todo (Phải làm), Doing (Đang làm) và Done (hoàn thành). Lúc làm thì bạn cần “nhặt” task từ Todo, chuyển sang Doing và giải quyết nó, sau đó chuyển sang Done để đánh dấu công việc đã hoàn tất.
Đặc điểm của Trello
Card
Card là một thẻ thông tin có Title, Description dùng để lưu trữ công việc. Một Card có thể dùng để ghi task (công việc), feature (tính năng sản phẩm), question (câu hỏi), note (ghi chú)… tùy cách bạn sử dụng. Mỗi card sẽ có checklist để bạn chia đầu việc nhỏ hơn. Bạn có thể gán người chịu phụ trách, comment, attach hình ảnh trên card để thuận tiện cho việc trao đổi giữa các thành viên trong nhóm.
List
List là một danh sách tổng hợp các card thuộc chung một tình trạng hoặc cùng một điểm chung. Ví dụ: List DOING bao gồm những card đang được thực hiện. List DONE chứa những card đã hoàn thành.
Board
Board: là một bảng thường tương đương với một project hoặc một mảng công việc. Board có thể gồm nhiều List để chia tình trạng của những đầu việc của project cho tiện theo dõi.
Organization
Organization là nơi là tổng hợp những board và member của một công ty
Tại sao dùng Trello
Đơn giản
Trello không có quá nhiều khái niệm phức tạp, nhìn vào có thể hiểu liền và sử dụng ngay được. Tính đơn giản của Trello còn nằm ở chỗ những thao tác trong đó cũng được đơn giản hóa cực kỳ:
– Khi 1 task được làm xong, bạn chỉ cần kéo card từ cột Doing sang Done. Không phải ngồi gõ, đổi tình trạng như những công cụ quản lý công việc khác.
– Để nhập một card (task) mới, chỉ cần click vào trong List TODO để bắt đầu ghi chú title của card cần làm. Như vậy khi ghi chú công việc sẽ rất nhanh chóng và hiệu quả.
Đảm bảo đầy đủ tính năng
Ngoài những tính năng đủ dùng, Trello cho phép bạn gán label, sao chép, di chuyển, lưu trữ Board, Card và hàng loạt tính năng tích hợp giúp công việc của bạn trơn tru. Trello cũng khéo xử lý trải nghiệm người dùng khi tính năng kéo thả rất mượt và nhẹ, đây là một trong những cực “khoai” đối với dân lập trình.
Linh hoạt
Trello hỗ trợ cho bạn quản lý theo cách bạn muốn. Bạn có thể tùy biến theo cách riêng của mình và cập nhật liên tục miễn là giúp bạn quản lý công việc tốt hơn.
DISCORD
Discord cũng là ứng dụng nhắn tin giao tiếp như các nền tảng Skype, Slack… Nhưng nó lại ưu ái và được thiết kế đặc biệt dành cho game thủ, cung cấp cho họ nhiều cách tìm đồng đội như ý, tác chiến và trò chuyện trong khi chơi. Nó hỗ trợ cuộc gọi qua video, voice chat, nhắn tin và cho phép người dùng liên lạc với nhau bất cứ khi nào cần.
Điểm nổi bật của Discord là kênh giao tiếp bằng giọng nói luôn được bật. Trong khi đó kênh giao tiếp trong trò chơi chỉ hoạt động khi bạn tham gia trận đấu. Việc sử dụng các kênh giao tiếp có sẵn giúp người chơi có thể liên lạc với đồng đội kể cả khi trận đấu kết thúc. Do đó bạn có thể chia sẻ niềm vui thắng trận với đồng đội hoặc trò chuyện về lối chơi, sai lầm trong trận đấu. Điều này giúp bạn có thể mời các đội khác để tham gia trò chơi. Một điểm đáng chú ý nữa là Discord có chất lượng giọng tốt, hạn chế tình trạng bị mất giọng và giao tiếp rõ ràng hơn.
Đặc điểm của Discord
Giao tiếp ấn tượng, mượt mà
Discord server sở hữu UI đẹp, nhiều tính năng hấp dẫn cho người dùng. Tiêu biểu như phân loại user theo role, group hoặc bạn tùy quyền sử dụng user đó theo level. Thống kê cho thấy Discord hoạt động đồng thời một lúc 100 server nên được đánh giá ít CPU hơn Slack.
Khả năng tùy biến cao
Phần lớn các tool khác chỉ có channel, member và role admin cùng một group chung. Thế nhưng với Discord bạn có thể tạo nên nhiều role, thiết lập quyền hạn đối với channel hoặc set mới màu title cho user role.
Bên cạnh đó, Discord hỗ trợ bạn set level, exp cho người dùng. Ví dụ như mỗi user comment một lần sẽ cộng thêm một exp. Khi exp đạt đến số lượng nào đó sẽ được tăng lên level. Màu sắc của role user và username có thể thay đổi tùy ý. Level càng cao thì có thể join vào các chanel private.
Kết bạn dễ dàng
Điểm giống nhau với các ứng dụng khác của Discord là gì? Đó chính là Discord cũng hỗ trợ tính năng kết bạn và danh sách bạn bè đang dùng ứng dụng mà bạn có thể liên hệ trực tiếp ngoài Discord server.
Chat Voice
Điều khiến bạn phải quan tâm đến Discord là tính năng chat voice tuyệt vời. Khi bạn vào một kênh hỗ trợ giọng nói, micro sẽ tự bật ( nếu thiết bị có kết nối). Trong các cuộc gọi thoại cá nhân hay nhóm hội, để sử dụng chat voice bạn sẽ click vào biểu tượng điện thoại ở Friend List. Bên cạnh đó, chức năng voice chat còn có thêm các điều khiển tiện ích khác như điều chỉnh âm thanh, tắt mic,…..
Tìm server (Hoặc tạo mới)
Hoạt động của Discord là gì? Câu trả lời chỉ gói gọn trong một từ: “Server”. Cũng giống như các ứng dụng khác như Slack, với Discord người dùng có thể thiết lập một phòng chat mới và mời bạn bè tham gia. Vậy làm sao để có thể mời bạn bè tham gia Discord là gì? Bạn chỉ cần gửi họ một liên kết phòng chat mà thôi. Cuối cùng, người dùng có thể thoải mái nhắn tin trong group chat với những người trong server.
Vì sao gọi Slack, Trello, Discord tạo nên kiềng 3 chân vững chắc trong cộng tác doanh nghiệp?
Nếu mỗi doanh nghiệp đều rất đau đầu vì việc cộng tác mỗi ngày đang diễn ra trên rất nhiều kênh, nền tảng khác nhau. Thì bạn có thể biết rằng: Slack, Trello, Discord là bộ ba sinh ra để dành cho nhau. Bộ ba này giúp lên kế hoạch, phân bổ công việc và thông báo phản hồi theo thời gian thực nhanh chóng và hiệu quả.
Vậy liệu đâu là Giải pháp chuyển đổi số nhanh chóng và toàn diện cho doanh nghiệp Việt?
ChatOps kế thừa và kết hợp hoàn hảo giữa Slack, Trello và Discord. ChatOps cung cấp không gian làm việc số hoàn chỉnh trên một giao diện duy nhất, thúc đẩy việc cộng tác và giao tiếp liền mạch với đầy đủ các tính năng: chat theo luồng, quản trị công việc bằng Kanban, voice room, tự động hóa bằng Digital Assistant, AI Chatbot, …
Việc cộng tác được thúc đẩy bằng cách nhúng sâu công nghệ học máy, trí thông minh nhân tạo (Machine Learning/AI) nhằm tăng cường tự động hoá thông qua việc kết nối/tích hợp với các hệ thống phần mềm khác trong doanh nghiệp thông qua API/RPA/Hook, giúp việc điều hành tổ chức, doanh nghiệp trở nên tốc độ và linh hoạt.