Kể từ khi đại dịch bắt đầu vào tháng 3 năm 2020, mô hình công việc đã thay đổi đáng kể và vĩnh viễn. Nhận thức về mô hình làm việc Hybrid working cũng vậy, khi lợi ích cho người sử dụng lao động và người lao động như nhau đã được phơi bày.
Lựa chọn môi trường làm việc và địa điểm hiện là yếu tố then chốt đối với nhiều người tìm việc khi tìm kiếm sự cân bằng tốt hơn giữa công việc – cuộc sống và đánh giá các cơ hội nghề nghiệp mới.
Xu hướng Hybrid Working đang diễn ra như thế nào?
Với mô hình Hybrid Working, nhân viên có thể chủ động lựa chọn làm việc tại bất cứ nơi đâu và chỉ lên văn phòng khi cần thiết. Cách vận hành này khiến nhân viên có thể lựa chọn khung giờ làm việc đạt hiệu suất tốt nhất với mình, đồng thời có thể giảm áp lực tinh thần bởi dư chấn Covid-19 và giảm nguy cơ lây nhiễm chéo.
Hiện những “ông lớn” công nghệ như Microsoft, Google, Facebook… cũng đã triển khai để nhân viên có thể linh hoạt làm việc tại nhà hoặc văn phòng.
Không chỉ mang lại sự tiện lợi cho nhân viên, Hybrid Working cũng mang lại lợi ích cho doanh nghiệp bởi có thể giúp giảm tới 30% chi phí vận hành, theo Công ty Tư vấn Quản lý Toàn cầu McKinsey & Company. Với khoản chi phí tiết kiệm đó, công ty có thể sử dụng để tái đầu tư hoặc xây dựng văn phòng vệ tinh giúp nhân viên có nhiều lựa chọn nơi làm việc hơn. Ngoài ra, khi không bị giới hạn bởi việc phải có mặt tại văn phòng, công ty có thể mở rộng nguồn lực, tuyển dụng nhân tài từ khắp nơi trên thế giới, gia tăng tính cạnh tranh khi gia nhập thị trường quốc tế.
Vào tháng 5 năm 2021, một nghiên cứu của Mercer cho thấy 70% công ty cho biết họ đang có kế hoạch áp dụng mô hình hybrid. Nhiều công ty đã thực hiện chuyển đổi, bao gồm các thương hiệu nổi bật như Adobe, Salesforce, Spotify và Twitter. Và Chỉ số Xu hướng Công việc của Microsoft (xuất bản vào tháng 3 năm 2021) cho thấy 66% nhà tuyển dụng trên khắp thế giới đang thiết kế lại nơi làm việc của họ để phù hợp với các sắp xếp công việc kết hợp.
Tại Việt Nam, mô hình này chưa phổ biến trước đây, nhưng sau giai đoạn làm việc tại nhà do giãn cách xã hội kéo dài, mô hình làm việc này đang trở nên được ưa chuộng, đặc biệt là nhóm lao động trẻ Gen Z.
Đọc bài viết về Làm thế nào để quản lý lực lượng lao động gen Z.
Một số lưu ý khi khi áp dụng mô hình Hybrid Working
Cân nhắc đối với mỗi ngành nghề
Báo cáo WTI chỉ ra mô hình này phù hợp hơn cả đối với một số ngành như công nghệ, truyền thông/quảng cáo, thiết kế, thương mại điện tử, chăm sóc khách hàng, biên/phiên dịch… Các ngành nghề đòi hỏi cao việc bảo mật thông tin, quy trình như ngân hàng, chứng khoán hay những ngành nghề cần ít sự hỗ trợ của máy tính, mô hình này sẽ khó phù hợp.
Chuẩn bị kỹ cho các công đoạn chuyển giao
Việc đầu tiên là phải cấu trúc mô hình làm việc nội bộ, xác định các bộ phận có thể làm việc kết hợp. Thông thường, khối văn phòng có công việc ít liên quan đến giấy tờ, sổ sách, chứng từ sẽ là những bộ phận được ưu tiên lựa chọn. Việc thấu hiểu đặc thù công việc của từng bộ phận, cũng như khả năng thích ứng của từng thế hệ trong tổ chức sẽ giúp các nhà quản lý sắp xếp và triển khai phù hợp. Ví dụ, nhân viên gen Z có thể tiếp cận công nghệ và thích ứng nhanh với mô hình làm việc mới, nhưng nhân viên thế hệ gen X, gen Y lại cần thời gian để làm quen.
Đối mới mô hình quản trị
Để các nhân viên làm việc theo mô hình Hybrid Working, các nhà quản lý bên cạnh việc chuẩn bị hạ tầng công nghệ, cùng với sự hỗ trợ của các công cụ phần mềm, điều kiện tiên quyết là phải đổi mới mô hình quản trị. Việc đổi mới này biến tổ chức trở nên năng động, linh hoạt và hợp tác nhằm loại bỏ các điểm mù khi nhân viên làm việc từ xa. Hai mô hình quản trị phổ biến mà các doanh nghiệp lựa chọn áp dụng là OKR và Agile. Những mô hình quản trị hiện đại này trao quyền tự chủ nhiều hơn vào tay các nhân viên nhưng ngược lại nó cũng đòi hỏi các nhân viên nâng cao trách nhiệm giải trình trong công việc của họ. Hiện nay, không gian làm việc số hỗ trợ các doanh nghiệp thúc đẩy các hoạt động cộng tác nhóm là một lựa chọn phổ biến, nó cũng giúp xây dựng văn hoá làm việc theo mô hình này.
Đọc bài viết về Đổi mới quản trị doanh nghiệp chi tiết.
Áp dụng phương thức đo lường hiệu suất hiện đại
Hình thức làm việc mới đòi hỏi phương thức đánh giá hiệu suất, chất lượng công việc nhân viên cũng phải thay đổi. Phương thức cũ quản lý nhân viên có mặt ở công ty hay chấm công để xác định mức đóng góp của nhân viên đã không còn phù hợp. Thay vào đó, các nhà quản lý cần một quy trình mới để giao việc, theo dõi và đánh giá công việc, đảm bảo tính công bằng cho đội ngũ nhân viên làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng. Quy trình phổ biến nhất là quản lý công việc thông qua mô hình Kanban (công cụ quản lý hiệu suất), sử dụng các thẻ điểm công việc để quản lý nhiệm vụ của các nhân viên hàng ngày, hàng tuần… Công cụ quản lý hiệu suất đơn giản này đang dần trở nên phổ biến ra cả những doanh nghiệp ngoài lĩnh vực công nghệ.
Việc chuyển đổi sang mô hình làm việc Hybrid working không chỉ giúp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp mà nó còn giúp tăng năng suất làm việc trung bình 20%.
Tuy nhiên, để quá trình này thành công, doanh nghiệp cần phải xây dựng lộ trình cụ thể, có sự chuẩn bị kỹ càng và chú trọng đến tâm lý nhân viên cũng như xây dựng văn hoá hợp tác nhóm. Thêm nữa, các nhà quản lý cũng cần nhớ rằng, cuối cùng là kết quả và hiệu suất công việc chứ không phải sự hiện diện của nhân viên.